De digitalisering van omgevingsdossiers, die essentieel zijn voor zowel interne medewerkers als burgers, wordt door de IGA gefaciliteerd. Na het inscannen worden de dossiers duurzaam bewaard in E-depot Vlaanderen en toegankelijk gemaakt via de vergunningssoftware en de Woningpas. Recente digitaliseringen omvatten de stedenbouwkundige vergunningen van Mesen in september, gevolgd door dossiers uit De Panne in oktober. Begin 2027 staan de dossiers van Alveringem en Nieuwpoort op de planning.
Vergunningsdossiers behoren tot de meest geraadpleegde documenten binnen een gemeentearchief. De geïntegreerde aanpak, ontwikkeld binnen het project Gemeentehuis van de Toekomst, zorgt ervoor dat papieren dossiers gedigitaliseerd, duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt worden. Deze oplossing is nu ook beschikbaar voor andere besturen.
Voor medewerkers van de dienst Omgeving betekent de digitalisering een aanzienlijke tijdswinst. Vergunningen en plannen kunnen rechtstreeks vanuit de vergunningssoftware worden geraadpleegd, wat de informatie sneller beschikbaar en eenvoudiger terug te vinden maakt.
Inwoners profiteren ook van deze digitalisering. Via de Vlaamse Woningpas kunnen eigenaars vergunningen en plannen van hun woning dag en nacht raadplegen, waardoor een bezoek aan het gemeentehuis of een aanvraag bij de dienst Omgeving vaak niet meer nodig is.
De digitale dossiers worden duurzaam bewaard in E-depot Vlaanderen, wat zorgt voor een veilige, leesbare en raadpleegbare informatiehuishouding op lange termijn. De IGA ondersteunt lokale besturen bij het beheer van hun archieven, van ordening en inventarisatie tot de overgang naar digitale archivering.
