De organisator diende begin januari 2026 zowel een evenementaanvraag in als een melding voor de noodzakelijke ingedeelde activiteit via het omgevingsloket. Op 22 januari 2026 werd deze melding door de bevoegde dienst onvolledig en niet rechtsgeldig verklaard. Daarbij werd expliciet meegedeeld dat deze activiteit op de betrokken locatie niet toegelaten is en dat ze daar niet kan plaatsvinden. Deze beslissing werd toen gecommuniceerd aan zowel de organisator als de betrokken vereniging.
Het college van burgemeester en schepenen verleende op 4 mei 2026 wel verschillende toelatingen die verband houden met de praktische omkadering van het evenement, zoals onder meer parkeermaatregelen en de uitbating van eet- en drankstanden. De gouverneur van Oost-Vlaanderen gaf bovendien toestemming in het kader van de wetgeving rond aansprakelijkheidsverzekeringen, onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat alle noodzakelijke vergunningen worden verkregen.
Voor een evenement van deze aard moeten alle vereiste toelatingen aanwezig zijn. In dit dossier ontbreken nog steeds essentiële vergunningen. Daardoor kan de motorcrosswedstrijd op deze locatie niet rechtsgeldig plaatsvinden.
De stad Sint-Niklaas begrijpt de teleurstelling van deelnemers, bezoekers en organisatoren, maar benadrukt dat er geen uitzondering kan worden gemaakt op wettelijke verplichtingen die voor elke organisator gelden.
