Met het nieuwe platform wil de gemeente een centraal loket bieden voor alle aanvragen, wat moet leiden tot minder losse e-mails en formulieren. Gebruikers krijgen gerichte vragenlijsten en kunnen de status van hun dossier eenvoudig opvolgen. Gegevens hoeven slechts één keer te worden ingevoerd.
In januari worden er infosessies georganiseerd om gebruikers wegwijs te maken in het nieuwe systeem en stap voor stap de indieningsprocedure uit te leggen.
Om de overstap vlot te laten verlopen en dubbele administratie te vermijden, vraagt de gemeente om bepaalde aanvragen uit te stellen. Dit geldt voor: kleine evenementen vanaf 1 maart 2027, grote of risicovolle evenementen vanaf 1 mei 2027, en uitleenmaterialen die nodig zijn vanaf 1 maart 2027.
Alle evenementen en materialen die vóór deze data plaatsvinden, moeten nog worden aangevraagd via het huidige evenementenloket en het bestaande formulier voor uitleenmaterialen.
Kleine evenementen omvatten onder andere buurtfeesten, eetfestijnen, opendeurdagen, markten en concerten met maximaal 1000 aanwezigen. Grote en risicovolle evenementen zijn meerdaagse festivals, motorsporten, wielerwedstrijden, evenementen met grote verkeersimpact of veiligheidsrisico's, of die een milieuvergunning vereisen en meer dan 1000 aanwezigen hebben.
Wie twijfelt over de juiste aanvraagperiode, kan contact opnemen met de gemeente. Aanvragen die al voor 2027 zijn ingediend, hebben een bevestigingsmail ontvangen.
Tot slot herinnert de gemeente aan het Verenigingsloket van de Vlaamse Overheid, waar verenigingen zich kunnen registreren. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente.
